仕事をもう一つ上の段階へ。生産性を上げるために整理すべきこと8選

仕事をしていると気付けば終業時間で、時間があっという間に過ぎているという経験をしている人は多いのではないでしょうか。

あまりに忙しくて時間が経つのも忘れる位、忙殺されてることは良いことだと思います。しかし、仕事をもっとスムーズに進める事が出来たら、仕事を一つ上のステージに上げることができるかもしれません。

サラリーマンの人は空いた時間でブログを書いたり、サイト運営ができるかもしれません。起業家の人は、新しい仕事に注力する時間が生まれるかもしれません。

今回は、仕事の生産性を上げるためビジネスマンが整理すべき8つのことを紹介します。それではどうぞ！

起きる時間、寝る時間のリズムを整理する

毎日の起床時間と就寝時間は整理されていますか？昨日は2時に寝たから、今日は23時に寝ようと毎日の時間がバラバラになっていないでしょうか。

残業などで、毎日の起きる時間や寝る時間がずれることはよくあると思います。しかし、前日夜更かしをしたからと言って、次の日にたくさん寝れば身体の調子は良くなっているでしょうか。

おそらく答えはＮＯだと思います。どこか、スッキリしない疲労感が残っているのではないでしょうか。

そんな人は一度、寝る時間と起きる時間が一定になるように生活してみて下さい。驚くほど身体の調子が良くなると思います。さらに踏み込んで、食事の時間も一定にすると身体の体内時計がリセットされ、身体の調子が良くなります。1日の中にもパフォーマンスが上がる時間と、そうでない時間がありますのでこちらの記事も参考にしてみて下さい。

デキる人は最もパフォーマンスを上がる時間を意識している

仕事の優先順位を整理する

仕事をしていると、複数の案件が同時進行で進むことはよくあります。案件もボリュームにもよりますが、これが5個も6個も増えてくると、何がなんだか分からない状態になってきます。

そんな時は、仕事に優先順位を付けることから試してみてはいかがでしょうか。複数案件が進んでいる状態で、新着順に仕事に手を付けていると必ず時間切れになってしまいます。

タスクを整理する

仕事を進めていく上で、タスク管理は重要になってきます。上記で述べたように、タスクにも優先事項を決め優先度の高いものから消化していくと整理できます。

便利なタスク管理のwebサービスやアプリがリリースされていますので、自身に合ったタスクアプリを選択するのも、タスクを整理する近道です。

ここで一つ試して欲しいのが、3分以内で消化できるタスクならばそもそもタスクに計上しないといことを試してみて下さい。

こうすることで、タスクが無用に増えるのを防ぐことができます。3分以内と制約を設けている理由は、タスク管理を立ち上げる⇒タスク入力する⇒後日、再度立ち上げタスクを確認する、という一連の作業に3分位の時間がかかるからです。3分以内に完了するような簡単なタスクはそもそも計上せずに、その場で完了させた方が全体の仕事の流れは円滑に進みます。

メールを整理する

仕事をしていると職種によっては、膨大なメールが蓄積することがあります。このメールを開封したり振り分けたりする作業が塵も積もればというものです。

後から確認しやすいように、自動でフォルダー分けされるようメールソフトの設定を見直しすることをオススメします。様々なメールソフトがありますが、もらったメールをそのままタスクに追加できるようなものがあれば尚、良いです。あまり重要でないメールを送ってくる人は最初から、不要フォルダーに振り分けるのも良いかもしれません。

重要なメールにはタイトルにその旨を記載するなど、チーム内や会社で取り決めを行なうとメールの見逃しを防ぐことが出来ます。

デスクを整理する

天才のデスクは散らかっている、優れた発想は混沌から生まれるという話もありますが、出来ればデスクは整理整頓されている方が好ましいと思います。書類がどこにあるか分からず、探すのに時間がかかってしまうというのは非常に勿体無いです。机の上はキレイだけど、引出し内の書類がゴチャゴチャしている人は注意が必要です。

パソコンを整理する

デスクと同じように、パソコンの中を整理するのも生産性を上げる一つの手段です。

デスクトップにショートカットや、ファイルをごちゃごちゃ置いていませんか？ショートカットなどは厳選してデスクトップ上に配置することをオススメします。

また、不要なファイルやストレージを削除してパソコンの動作を少しでも軽くしましょう。よく閲覧するサイトや、社内の管理画面などブックマーク周りの整理も忘れずに。

仕事内容を整理する

一度、自分が行なっている仕事を整理してみましょう。その仕事は本当に今のあなたに必要な仕事でしょうか。長期的に見て、あまり必要性を感じない仕事であれば、思い切って切り捨てるのも一つの手段です。

また中途半端に進行している仕事があれば、一気に終わらせるのも一つの手段です。自分が今やるべき仕事を明確にすることで、それに充てる時間だったり、人員を正確に把握することができます。

最後に・・・頭の中を整理する

上記で紹介した7つの方法を試して頂くと、少なからず時間に余裕が生まれると思います。その時には、一度頭の中をじっくり整理してみて下さい。

それは自宅でもスタバでも公園のベンチでもＯＫです。今の自分に足りないもの、やりたいことなどをじっくり整理する時間を設けると、また違った答えが見えてくることもあります。マインドマップなどのツールで頭の中を可視化して整理してみるのも良いでしょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか。どの職種も忙しく、時間が足りないことが多いと思います。しかし、仕事をもう一つ上の段階に進めたり、新しいことを始めたりしたいという人は多いと思います。

私自身、会社員ですが終業後に当サイトを運営しています。当初、運営する時間は全然足りませんでしたが、身の回りを整理することで時間を捻出することが出来ました。

浮いた時間は、全て当サイトの運営に充てています。身の回りの様々なことを整理するだけで、時間に余裕が生まれます。ぜひ参考にしてみて下さい。